תוכנת ארכיב 1 קלאוד
ארכיב 1 קלאוד – הדור החדש של ניהול מסמכים וחתימה דיגיטלית
בעידן שבו המידע הפך לנכס המרכזי של הארגון, השאלה איננה עוד האם לנהל מסמכים דיגיטליים, אלא כיצד לעשות זאת באופן חכם, מאובטח, משתלם וגמיש. ארגונים בישראל ובעולם מתמודדים עם עומס עצום של מסמכים – חוזים, חשבוניות, מסמכי רכש, דו"חות רגולטוריים, טפסי משאבי אנוש ועוד. ניהול ידני או חצי-ידני של מסמכים אלה יוצר עיכובים, מגדיל עלויות, פוגע בשירות לקוחות ואף חושף את הארגון לסיכוני אבטחה ועמידה לקויה ברגולציה.
ארכיב 1 קלאוד נולדה מתוך הבנה זו, והיא מציבה סטנדרט חדש בניהול ארכיונים דיגיטליים ובחתימה דיגיטלית מאושרת. מדובר במערכת עננית מודרנית המשלבת טכנולוגיות מתקדמות של סריקת מסמכים, ניהול הרשאות, אבטחת מידע, חתימה דיגיטלית מאושרת וממשקי API מתקדמים. שילוב זה מעניק לארגונים פתרון כולל – משלב קליטת המסמך ועד שמירתו המאובטחת והחתמתו, תוך התאמה מלאה לתקינה המקומית והבינלאומית.
פונקציונליות מרכזית של ארכיב 1 קלאוד
- ארכיון דיגיטלי חכם o המערכת מאפשרת המרה שיטתית של מסמכים פיזיים למסמכים דיגיטליים באמצעות OCR מתקדם. o מסמכים מקוטלגים אוטומטית לפי מאפיינים מוגדרים (שם ספק, תאריך, סוג מסמך), מה שמאפשר איתור מיידי וחיפוש טקסטואלי חכם. o ניהול גרסאות מלא מבטיח שלעולם לא יאבדו שינויים או עדכונים במסמך.
- חתימה דיגיטלית מאושרת o התממשקות מלאה עם תקני חתימה ישראליים ובינלאומיים (כגון eIDAS האירופי). o המערכת תומכת בחתימות אישיות, ארגוניות וכפולות. o יכולת הצמדת חותמת זמן מאושרת, המעניקה למסמך תוקף משפטי מלא.
- אבטחת מידע ברמה ארגונית o הצפנה מלאה של מסמכים במעבר ובמנוחה. o בקרת גישה מבוססת הרשאות משתמש ותפקיד. o שילוב עם מערכות אבטחה מובילות (כגון CrowdStrike Falcon) לניטור איומים בזמן אמת.
- גיבוי ושחזור מתקדמים o גיבוי שוטף בכל שעה על גבי תשתיות ענן, כולל גיבויי DR (Disaster Recovery) לאתרים גיאוגרפיים שונים. o יכולת שחזור מהירה של מסמך בודד או מאגר שלם בלחיצת כפתור.
- שילוב במערכות ארגוניות o ממשקי API ייעודיים לכל לקוח מאפשרים אינטגרציה קלה עם מערכות ERP, CRM, HR ועוד. o חיבור למערכות פיננסיות לניהול חשבוניות והזמנות רכש. o התממשקות למערכות שירות לקוחות, כך שנציגי שירות יכולים לשלוף חוזה או טופס בזמן אמת.
- תמיכה בעבודה היברידית ובגישה מרחוק o פלטפורמה מבוססת ענן הנגישה מכל מכשיר: מחשב, טאבלט או טלפון נייד. o תמיכה ב-VPN מאובטח לצורך עבודה בארגונים ממשלתיים וארגונים רגישים. o אפשרות לעבודה היברידית, כך שעובדים יכולים לגשת למסמכים גם מחוץ למשרד בצורה מאובטחת. בית תוכנה של קבוצת ארכיביון הינו יתרון מהותי המאפשר לכל משתמש להתאים את המערכת לצרכי העבודה שלו. בדרך זו ובאמצעות איפיון מדויק של פרטי העבודה של הלקוח אל מול מערכות תפעוליות או חשבונאיות בארגון ניתן לממשק מערכות ולייצר רציפות תפקודית ויכולת ניהול מדויקת גבוהה המאפשרת ללקוח לחסוך זמן וכסף ולשפר את תהליכי העבודה השרות והיכולת לנהל יותר עובדים ולשמור את המידע בהרבה פחות מאמץ או משאבים כספיים.
יתרונות עסקיים ותפעוליים
- שיפור היעילות הארגונית במקום לבזבז שעות יקרות על איתור מסמכים בארכיון פיזי, ארכיב 1 קלאוד מאפשר שליפה מידית של כל מסמך תוך שניות. הדבר משפר את פריון העובדים ומפנה משאבים לעבודה פרודוקטיבית יותר.
- חיסכון כלכלי משמעותי o צמצום דרמטי בעלויות אחסון נייר. o חיסכון בהוצאות נלוות (נייר, הדפסות, משלוחים). o הפחתה בצורך בשטחי משרד יקרים המוקדשים לארכיונים פיזיים.
- עמידה ברגולציה המערכת תוכננה כך שתעמוד בתקנים בינלאומיים וישראליים לאחסון ושמירת מידע. היא מאפשרת שמירה של מסמכים ברמת אמינות משפטית גבוהה, כולל התאמה לחוקי הגנת הפרטיות ותקנות שמירת רשומות.
- שירות לקוחות איכותי יותר באמצעות שליפה מהירה של מסמכים, ניתן לענות ללקוחות בזמן אמת – לשלוח להם חוזה סרוק, להציג חשבונית או לאתר מסמך משאבי אנוש בקלות.
- חדשנות מתמשכת כפתרון מבוסס ענן, ארכיב 1 קלאוד נהנית משדרוגים ועדכוני אבטחה שוטפים. הארגון מקבל תמיד את הטכנולוגיה העדכנית ביותר ללא צורך בהתקנות מקומיות מורכבות.
- חתימה דיגיטלית וארכיב מסמכים בענן המתקדם ביותר - מאחר והקבוצה משרתת למעלה מ9,000 לקוחות עסקיים מכל מגזרי המשק , ובאותה עת מאחסנת מסמכים למשרדי עורכי דין, חברות בנייה, חברות תרופות, ארגונים ומלכ"רים , בתי ספר, ומוסדות שלטון, אזי הידע הצבור בכל ממשקי העבודה החל מאיסוף המידע, האינדוקס שלו, שיטת אחזור המידע, ותהליכי הסריקה והעלאת הנתונים לרבות כיווץ החומר , הלבנה והצפנה עם מערכות מידע רבות מאפשרות לחברה לתת ייעוץ מידיי לכל סוגי הלקוחות המגיעים אליה. כמו כן מאפשרת החברה לקבל מענה הוליסטי בדמות הגעה ללקוח וגמישות בכל הנוגע לתהליכי העבודה לרבות, מיון החומר המיועד לסריקה והעלאה לענן , סינון מידע שצריך להישמר לתקופות ארוכות או שמע לעבור לגריסה. סריקה מפלטפורמות שונות , מסורק מחלקתי, מכשירים ניידים שונים, ממערכות אופיס , וכן ממיילים. גמישות מירבית בפרויקטים והעלאה בו זמנית ממספר מקורות של מידע, שרת חתימות המאושר על ידי משרד המשפטים ומערכת חתימה דיגיטלית המאושרת על ידי רשות המיסים ומשרד האוצר. בדרך זו מאפשרת תוכנת ארכיב 1 קלאוד ללקוח להנות מכל היתרונות של תוכנה היברידית לומדת מתפתחת וצומחת אשר כל שדרוג במערכות שלה מאפשר לכלל הלקוחות לקבלו לשימוש.
- שרות !- משיחת הטלפון הראשונה אלינו, עוד לפני שהפכת להיות לקוח או שאפילו קיבלת הצעת מחיר, אנו מעניקים לך ליווי מקצועי שירותי מלא לכלל השאלות שלך בתוך התהליך. שכן אנו מכירים את הלקוחות שלנו ויודעים שניהול המידע הארגוני והטיפול בו מצריך חשיבה עמוקה. זהו שינוי ארגוני להעביר ארגון מסביבה פיזית של ניהול מסמכים בקלסרים תיקיות וכונניות במשרד או אפילו ארכיב פיזי חיצוני אל ענן שלם של מידע וירטואלי שאמור לספק את אותה רמת אמינות הגנה ויכולת איחזור חומר מהיר בהתאם לצרכי הארגון. אנו פה בשבילך.
חווית משתמש וממשק עבודה
ממשק המשתמש של ארכיב 1 קלאוד תוכנן מתוך חשיבה על פשטות ונגישות. גם עובדים שאינם טכנולוגיים יכולים להשתמש בו בקלות:
• לוח בקרה אינטואיטיבי להצגת מסמכים אחרונים, משימות חתימה פתוחות והתראות אבטחה.
• מנוע חיפוש חכם המאפשר איתור מסמך לפי מילות מפתח, תאריכים או תגיות.
• אפשרות לשיתוף מאובטח של מסמכים עם עמיתים, ספקים או לקוחות בלחיצה אחת.
כאשר בוחנים את ארכיב 1 קלאוד בהשוואה לפתרונות אחרים בשוק, היא מתבלטת במיוחד בשילוב בין:
• עומק פונקציונלי חתימות דיגיטליות מאושרות, ניהול גרסאות, בקרה רגולטורית.
• פשטות שימוש ממשק ידידותי, תהליכי עבודה ברורים.
• אבטחה מתקדמת הצפנה, ניטור איומים, התאמה לתקני ISO ו-SOC2).
• גמישות עסקית יכולת התאמה לצרכי הארגון באמצעות ממשקי API ותוספים.
במבחן התוצאה, ארכיב 1 קלאוד מעניקה לארגונים יתרון תחרותי ברור – שילוב של בטיחות, אמינות, מהירות וחדשנות תחת מעטפת אחת.
למה לבחור בארכיב 1 קלאוד?
1. כי היא פותחה במיוחד לעידן הענן והעבודה ההיברידית.
2. כי היא נותנת לארגון ביטחון משפטי ורגולטורי מלא במסמכיו.
3. כי היא חוסכת עלויות ומייעלת תהליכים באופן שמורגשת התועלת כבר מהשלב הראשון.
4. כי היא אינטגרטיבית – היא "מדברת" עם כל מערכת קיימת בארגון.
5. כי היא נבנתה בגישה של אבטחת מידע מקצה לקצה, ולא כטלאי על טכנולוגיה ישנה.