מה היתרון בקבלת שירותי ארכיב לעסק? האם לא ניתן להסתדר עם שרות פנימי? והאם באמת יש שיפור מדיד ולאורך זמן בביצועי העסק בקבלת שירותי ארכיב?
בעידן בו כריית המידע הינה נדבך הנותן יתרון יחסי לכל ארגון, חשוב שלא רק נדע מה קיים לנו בארגון מבחינת ייצור המידע ושימורו אלא גם איפוא הוא נמצא, ותוך כמה זמן נוכל לאתר אותו. בארגונים רבים לא קיימים נהלים מוסדרים ונכונים לשמירת מידע , יש תחלופה גבוהה של כוח אדם. כל הנ"ל יכול ,במקרה הטוב, לעכב מציאת מידע חיוני ובמקרה הגרוע לחוסר סדר ולאיבוד מידע הכרחי. לכן נשאלת השאלה ,האם הארגון יודע היכן נמצאים מסמכי המפתח שלו?
הטכנולוגיה של היום יכולה לתת תשובה, אולם ללא תיעוד טוב, לעתים קרובות מדי, לא ניתן להבטיח שמערכת מידע תתפקד בשילוב עם המדיניות וההנחיות בארגון .אם לארגון אין הבנה על האופן שבו הלקוח משתמש במידע או מה הם מסמכי המפתח, האם למשתמש בארגון תהיה יכולת לאתר מסמכים ורשומות רלוונטיים בצורה יעילה, מהירה ואמינה?
האם הארגון שלך מבין מה הוא יוצר, ומי משתמש במידע? שוב, האם יש מקום לשיפור?
יש להבטיח כי קיים מאגר רשימות ושמסמכי מפתח מזוהים, מאורגנים ועומדים לרשות אנשים שצריכים אותם בפורמט אותנטי, מהימן ואמין . כמו כן, יש להבטיח כי כל העובדים מבינים את אחריותם וכיצד להשתמש במידע כדי לשפר את צורכיהם העסקיים.
בארגונים רבים הרשומות המאוחסנות באופן שאינו מקדם את העסק או תומך בעבודה שנעשית על ידי הלקוח. יותר ויותר ברור שעסק צריך הערכה של הלקוח לגבי מה שנדרש על ידי הארגון כדי לנהל את מחזור החיים של הרשומות, הן רשומות מובנות והן רשומות לא מובנות.
בתהליך כזה, פעמים רבות, מרכיבים חשובים כגון השפעה, תרבות והבנה , מוזנחים.
הארגון חייב להבין איזה תיעוד נדרש כדי לתמוך במוצר קצה או בשירות.
הארגון גם חייב למצוא פתרונות חדשניים כדי להבטיח שהתרבות הארגונית תומכת ברשומות תיראה כנכס עבור הארגון.
הנהלת הארגון , החל מהדרג הבכיר וכלה באחרון המנהלים הזוטרים , צריכה להיות אחראית לכך כי משימות מפתח בארגון יזכו לתיעוד נאות.
מנהלים בכירים צריכים לשאול את השאלה: איפה אני יכול למצוא מידע זה כדי לתמוך בפרויקט בארגון?
מה שאומר שלכל הפחות הארגון זקוק ליד מכוונת הבודקת תהליכים ארגוניים, מעלה אותם על הכתב וקובעת נהלים ברורים , גם עם המידע מיוצר ונשמר בתוך הארגון הרי שהוא צריך להיות: אחיד, בעל רציפות, נגיש, ממפותח, ובעל קשר הגיוני המאפשר מציאתו במידת הצורך.
ארגונים רבים מעסיקים יועצים חיצוניים בתחום הארכיב הנותנים את המעטפת המקצועית, במקרה דנן במידה ויש להם גם שטחים פנויים לאיחסון וגם אפשרות תקציבית לנהל מערכת ניהול מסמכים ממוחשבת הרי שזרימת המידע בארגון מהירה ומאפשרת מתן שרות וקבלת החלטות מהירה.
במקרים אחרים רבים , בוחרים ארגונים באפשרות של מיקור חוץ , ואז ניתן לשמור מסמכים מחוץ לארגון, לשמור מערכת ניהול מסמכים מאובטחת מחוץ לארגון. והעלות הנחסכת מהארגון באה לידי ביטוי מהיר הן בתקציב והן בשיפור וייעול השרות למי שדורש אותו בתוך הארגון ומחוצה לו.
אנו רואים מניסיון עם אלפי לקוחות כי התשומות של השיפור בניהול הארכיב באות לידי ביטוי לאורך זמן, ראשית בתחילת הדרך עם "יישור הקו" הראשוני בארגון , ישנה עלייה מהירה בכמות המידע שנחשפים אליו ומצליחים לבצע פעילויות רבות שלא בוצעו, ולאחר פרק זמן חלה היה תמידית ברמת השרות עם החשיפה של כלל העובדים לנוחות וליעילות של עבודת שירותי הארכיב.
לסיכום, ניתן לשפר בכל ארגון על פי צרכיו את זרימת המידע וניהול הארכיב , אין חובה לייצא את החומר מחוץ לארגון, אך חובה להפיק את המירב מקביעת נהלים ושמירה עליהם לאורך זמן רק כך יוכל הארגון לדעת מה המידע העומד לרשותו ולנהל אותו בהתאם.
סימוכין:מתוך מאמרי ארכיביון מס' 31
להצעת מחיר לחץ כאן
