שמירת רשומות עסקיות בארצות הברית

למען לקוחות ארכיביון העובדים מול לקוחות וספקים בארצות הברית ומחויבים גם לפי החוק האמריקאי לשמור חלק מהמסמכים לצורך תיעוד ובקרה , הוכנה על ידינו טבלה מרכזת של שמירת הרשומות הרלבנטיות בארכיב.ארכיב מסמכים מסודר שיאגד גם את הנדרש מעת חברות בישראל ובארצות הברית, ישפר את הדיווח והבקרה ובנוסף ימנע כפילות בשמירת המסמכים.בדומה לישראל גם בארצות הברית נדרש להציג מסמך מקור או מסמך חתום דיגיטלית.כפי שניתן להבחין מהטבלה הנכונה למועד פרסום המאמר בשנת 2011 ישנו פירוט לסוגי מסמכים ולתקופות שמירה שונות.

1. רשומות של 1-2 שנים:

התאמות בנק

הערות עסקיות ותזכירים

הפקדות

דוחות משלוח/קבלות

רשומות רכישה של חומרים

2. רשומות של 3 שנים:

בקשות תעסוקה

התכתבויות כלליות

דוחות ביקורת פנימית

רשומות מזומנים

3. רשומות של 7 שנים:

חשבונות של כתבי עת

פנקסי חיובים ותשלומי חשבונות

דוחות בנק

ביטולי צ`קים

תרומות לצדקה

חוזים וחכירות (בוטלו/ הופסקו)

רשומות של לקוחות וספקים
חשבוניות

שוברים והזמנות רכישה

תשלום רשומות אלקטרוניות

החזרי מס תעסוקה

רשומות עובדים

דו"ח הוצאות

קבצי כוח אדם ( הפסקת עבודה)

רשומות בטיחות

רשומות זמן וסיכומי משכורות

דוחות שכר

דוחות פיצויי עובדים

תיעוד הוצאות כגון החזרי הנסיעות

רשומות ביטוח ופוליסות (שפג תוקפן/תביעות שהוסדרו)

רשומות מלאי

מסמכי הלוואות

מכירות והחזרי מס שהתבצע בהם שימוש

רישומי הכנסות

4. רשומות מס ומידע הכוללים:

החזרי מס
מידע שנשלח למס הכנסה

ביקורת דוחות מס

5. מסמכי ארגון עסקיים הכוללים:

חומרי תאגידים ותקנון
פרוטוקול חברות, החלטות והסכמים (מנהלים ובעלי מניות)

רשומות חברות ובעלי מניות

רישומי LLP

תעודת ארגון LLC/

רישום שם בדוי

הסכמי שותפות

הסכמי תפעול
חוזים וחכירות

התכתבויות משמעותיות (משפטי, מס)

רשומות ביטוח ופוליסות (הנוכחיים ותקפים)

מסמכי הלוואות

פטנטים וזכויות יוצרים

קבצי כוח אדם (עובדים פעילים). פנסיה

6. רישומי נדל"ן ובניה הכוללים:

הערכות

שרטוטים ותוכניות

אישורי בנייה

שטר מכר

משכנתאות

7. הנהלת חשבונות/ דוחות כספיים הכוללים:

דוחות ביקורת ,ביטולי המחאות ,(רכישות עיקריות, תשלומים)
טבלה של חשבונות
דוחות כספיים של סוף שנה

רשומות של נכסים קבועים ובלאי

רישיונות עסקים והיתרים.

מתוך Lancater Law Blog, Mattew G.

סימוכין מתוך מאמרי ארכיביון מס` 111

באתר החברה תוכלו למצוא סימוכין נוספים לנושא זה ולנושאים אחרים הקשורים לתחום הארכיב.