סריקת מסמכים כסטנדרט בישראל – יותר קרוב משחשבתם

משרד האוצר בתוכנית החומש החליט כי משרדי הממשלה יעברו לסביבת עבודה דיגיטלית.

סריקת מסמכים כסטנדרט ממשלתי

סע"ר , זהו שמה של תוכנית סביבת עבודה רוחבית של משרד האוצר ליצירת ממשקי עבודה בין כל משרדי הממשלה

יחידות הסמך, חברות ממשלתיות , רשויות מקומיות וגופים הנסמכים על יד הממשלה , שכולם ידברו באותה שפה דיגיטלית.

סריקת מסמכים תהווה הכרח וחובה כדי להשתמש בפלטפורמה של משרדי הממשלה לניהול שליטה ובקרה.

כבר היום נדרשים גופי ממשל ומשרדי ממשלה רבים לעבוד באופן דיגיטלי , לטעון נתונים למערכת ניהול מסמכים מרכזית ולבצע סריקת מסמכים.

ועדות תכנון ובניה בכל הארץ קיבלו תקציב ממשרד הפנים לצורך מחשוב הוועדות , סריקת מסמכים וסריקת תוכניות בניה "גרמושקות" .

בכך עבודת הוועדות נגישה יותר לציבור המשתמשים בהם קבלנים, מתכננים, יועצים והציבור הרחב.

מועצות דתיות נדרשו על ידי משרד הדתות למחשב ולבצע סריקת מסמכים לכל תיקי הנישואין ותיקי הגירושין ובתום התהליך משרד הדתות יוכל לבצע בקרה

ושליטה מרכזית על כל נתוני הנישואין בכל הארץ מאחר והיום הנתונים נמצאים בכל רשות ללא בקרה ארצית וניהול מרכזי.

מערכת בתי המשפט עברה זה מכבר למערכת נט המשפט, עורכי הדין נדרשים להעביר קבצים סרוקים לבית המשפט עם הנתונים,

ומשרדי עורכי דין רבים נדרשים לבצע סריקת מסמכים לכל החומר המשרדי כדי לפתוח תיק תביעה או לנהל אותו בבית המשפט.

וועדות רפואיות במוסד לביטוח לאומי, באגף השיקום של משרד הביטחון , דורשות מפונים אליהם להמציא מסמכים סרוקים, גם כל החומר המועבר לידי הוועדה בכתובים

עובר הליך של סריקת המסמכים לצורך תיעוד בקרה וגיבוי.

ארכיון דיגיטלי וחוק חופש המידע

בהתאם לחוק חופש המידע לאזרחים רבים ישנה נגישות רבה יותר למידע ברשת האינטרנט למסמכים סרוקים , אם דרך אתרי האינטרנט של העיריות ואם דרך אתרים מרכזיים

של משרדי הממשלה. נגישות זו למידע מאפשרת לקבל החלטות מהירות יותר, מעודדת את יכולת ניהול המידע לציבור והן לפקידות במשרדי הממשלה וברשויות המקומיות.

מינהל הרכש במשרד האוצר מנהל ומפקח על מכרז מרכזי לסריקת מסמכים של כלל משרדי הממשלה, במסגרת זו משרדי ממשלה רבים שהכינו תוכניות עבודה

וביצעו סקירה של הנתונים במשרדם משנעים מידי יום מיליוני מסמכים לסריקה ובכך מקלים על עבודת המשרד, ועל יכולת הניהול והשליטה.

יתרון מרכזי נוסף בסריקת המסמכים המרכזית היא יכולת הגיבוי והתיעוד של רשומות שכעת גם אם יישמרו פיזית הרי שניתן יהיה לאתר אותם מאחר ומאגרי המידע של הממשלה

מגובים במספר אתרים כך שהחומר מוגן ובטוח ויכול לשמש את משרדי הממשלה ואת האזרחים גם בעתיד ללא חשש לאיבוד מידע.

השוק הפרטי לא מאחר לאמץ את ההתקדמות בנושא ולמעשה מרבית החברות שעברו לבצע סריקת מסמכים מדווחות על התייעלות בשרות, חיסכון ניכר במשאבי זמן וכוח אדם ועל שביעות רצון גבוה יותר של

ציבור הלקוחות.

מאחר וסטנדרט סריקת המסמכים הינו דרישה הכרחית של גופים ציבוריים ורשויות עם הפנייה אליהם לקבלת מענה או שרות , אנו צופים כי בשנים הקרובות גם גופים עסקיים רבים יאמצו

זאת ויעברו לסביבת עבודה ללא נייר וזאת כדי להתאים את עבודתם לסטנדרט הממשלתי.

נכתב על ידי רונן כהן צמח