אז מהו ארכיב דיגיטלי?

במידה וארגון החליט לעבור לניהול שירותי ארכיב והרשומות באמצעות מערכת אלקטרונית דיגיטלית עליו לבצע מספר תהליכים ארגוניים כדי לבצע את המעבר בצורה היעילה ביותר.

להלן מספר כללים שיעזרו לכם לבצע את התהליך:

1. נהלים – כתיבת נהלים והנחיות ברורות לצורך התפעול השוטף של מערכת ניהול הרשומות והארכיב הדיגיטלי.

2. שימור אלקטרוני – הארגון יפתח יכולות טכנולוגיות, ניהוליות ואנושיות בארגון כדי לתמוך בתהליכי השימור של הרשומות והארכיב בצורה של השקעה במערכות המידע והחומרה בארגון.

3. בקרת איכות – תכנון וביצוע בדיקות קבלה למערכת ,בדיקה יסודית כי כל המסמכים של הארגון אכן מתויקים במערכת , נוצרים בהתאם לנהלים ומגיעים ליעדם.

4. ניהול תצורה – לוודא שהמערכת תואמת את מערכות המחשב של הארגון.

5. תרבות ארגונית – יצירת תרבות ארגונית המדגישה את חשיבות ניהול הרשומות ושימור רשומות טוב. ביצוע הדרכות לעובדים והסברה כי המערכת תורמת ליעילות הארגונית ולחיסכון בתשומות שונות של נייר , זמן עבודה, תיוק, מקום וכסף.

מתוך אתר גנזך המדינה.

סימוכין: מתוך מאמרי ארכיביון מס' 18