סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב

בשנים האחרונות אנו רואים כיצד ציוד אלקטרוני מאפשר לנו לעשות שינויים חיוביים בכל ארגון. ברגע שאנו מדברים על מסמכים רבים שמסתובבים בעסק, חברה, מוסד או כל ארגון אחר אנו יכולים להבין בקלות את המשמעות הרבה של סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב. סורקים חכמים ואפשרויות ארכיב ממוחשבות הופכים את המהלך הזה לאפשרי ולכזה שיש בו יתרונות רבים.

לא מעט ארגונים בארץ ובעולם מזהים את היתרונות של סדר אמיתי ושל אפשרויות גישה מדויקות ונוחות לכל מסמך ולכל מידע שקיים בארכיב. לכן בין אם מדובר על אפשרויות סריקה חיצוניות שנעשות ע"י חברה איכותית כמו ארכיביון ובין אם מדובר על סריקה עצמאית לאחר הדרכה מקצועית, הרי שהשינוי החיובי הזה תורם רבות לכל ארגון בכל סדר גודל.

ברגע שעובדים מול חברה שמתמחה בתחום זה אפשר לראות עד כמה ניהול של סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב הוא דבר שמבוצע בצורה מעוררת הערכה בהתאם לצרכים של כל ארגון וארגון. היכולת של חברה מתמחה כמו ארכיביון באה לידי ביטוי ביצירת סדר עבודה שהופך כל מסמך הכתוב על נייר לכזה שמוכנס למערכת ממוחשבת קלה לתפעול ומתקדמת מאוד.

לאחר מיון וסינון של מסמכים שונים ושל קלסרים המכילים חומר רב, מועבר החומר הכתוב לסריקה ומוגדרות שיטות הקידוד של המסמכים השונים. הגדרה של מאפיינים קבועים וגמישים לכל לקוח ולכל משתמש (כמו מחלקה או צוות מסוימים) מביאים לכך שהארגון נהנה ממידע שמאוחסן בצורה רצינית וניתן לניהול בהתאם לכל הרשאה או משתמש.

קל מאוד למנות את היתרונות הרבים של סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב, וחשוב מאוד להבהיר אותם כדי שרבים ייהנו מהם כמה שיותר מהר. אלו שפונים לחברת ארכיביון מבינים מיד עד כמה הם עושים צעד נכון בזכות היתרונות הרבים. חיסכון משמעותי בשטח אחסון של ארגזים עם מידע רב בא לידי ביטוי שלא צריך לשכור עוד משרד גדול מדי עם חדרים שכבר אין ממש מה לעשות בהם למשל.

גם החיסכון בעלויות של שירותי ארכיב שונים יכול להיות כזה שיעניין מאוד לקוחות שונים. כך, יחד עם חיסכון ברכישת ציוד משרדי רב למטרה של תיוק ואחסון מסמכים, ויחד עם הנאה מיכולת לאחזר מסמכים ולקבל מידע היסטורי בצורה מהירה וממוקדת, יכול כל ארגון ליהנות משירות איכותי שהיתרונות שלו הם אמיתיים ויעילים מאוד.