מהו ארכיב
ארכיב (או ארכיון) הוא מושג בעל שלושה משמעויות – הוא גם החומר הארכיוני עצמו, גם המבנה בו מאוחסן החומר הארכיוני, וגם המוסד שמטפל ושומר עליו.
למה בעצם צריכים ארכיב?
שירותי ארכיב מבטיחים שמירה על מסמכים וניירת לארוך שנים, במיקום מאובטח ונגיש. כבר לא תצטרכו לדאוג לאחסון ולסידור של כל החשבונות, המסמכים המשפטיים, החוזים, ואפילו התמונות. ואם תרצו להגיע למסמך כלשהו תוכלו להיות בטוחים שהוא שמור ונגיש עבורכם.
האם יש סוגים שונים של ארכיונים?
כיום, ניתן לומר כי יש שני סוגים שונים של ארכיב, הסוג הראשון – ארכיון לניירת ומסמכי נייר, או בניין בו המסמכים נשמרים. לרוב בניין הארכיון הוא בעצם מחסן עצום, מסודר ושמור המכיל מאות אלפי מסמכים.
הסוג השני של ארכיב הינו הארכיב הדיגיטלי, או הארכיון הממוחשב. הוא למעשה תוכנה של אחסון מסמכים בשרתים מאובטחים של החברה, אך עם אפשרות לגישה מאובטחת מהמחשב האישי.
איך אדע אם שירותי ארכיב מתאימים לי?
אם יש לך משרד, וניירת משרדית שמצטברת אך אינך יודע כיצד לאחסן אותה באופן מסודר, או שנגמר לך מקום האחסון כבר, ומתחילים לראות ערימות של מסמכים מפוזרות בכל מיני מקומות, אז ארכיון הוא בשבילך
אם אתה רוצה לתמוך בהגנת הסביבה, ולחסוך בעלויות ניירת מיותרות, ארכיב דיגיטלי יתאים לך.
אז איך בוחרים חברה מקצועית?
לפני שבוחרים חברת ארכיב כדאי לוודא שהחברה בונה תוכנית מסודרת הכוללת נהלי עבודה בהתאם לתקנות וחקיקה בנושא, החברה צריכה גם לספק שירותי הדרכה ומסירת ידע לגבי צורת האריזה והתיוק, או הפעלת המערכת הדיגיטלית. חשוב גם לוודא כי הצוות הינו מקצועי וכי הטכנולוגיה והשיטות בהן נעשה שימוש בתהליך הן חדשניות ויעילות.