קרן פנסיה מובילה בת"א חסכה מיליון ש"ח בשנה במעבר למיקור חוץ בשירותי ארכיב.

כשבאתי לסמנכ"ל התפעול בקרן הפנסיה בתל אביב והצעתי לו את שירותי הארכיב שלנו , הוא אמר לי "זה מאוד יקר , למה לי להשתמש במשהו שלא עולה לי היום?.."

מיד הוצאתי דף ועט והוכחתי לו ששירותי הארכיב לא רק שמיטיבים איתו, הם גם חוסכים לו באלטרנטיבה כיום למעלה ממיליון ₪.

לקרן הפנסיה בניין בבעלותה , קומת הקרקע יועדה לארכיב מאחר ועמיתי הקרן הגיעו לקבל שרות בקומות שמעל. בארכיב שני עובדים מסורים וותיקים  . שטח הארכיב היה כ 600 מ"ר.

בקלות רבה , הוכחתי שניתן את השטח הקיים להסב למשרדים או להשכיר אותם לגורם חוץ. לארוז את כל התיקים שישבו על מדפים , לבטל את המידוף

להמיר את עבודת המחסנאים בארכיב לפעילות אחרת בקרן. ולמעשה לייצר הכנסה במקום הוצאה במקום.

תוך כדי שיחה נוכחנו לדעת כי חיסכון בארנונה , השכרת המשרד ותשלום דמי הניהול + חיסכון ב שני עובדים שיעברו למשרד אחר חוסכת למעלה ממיליון ₪ , למעשה קרוב ל 1.2 מיליון

אולם עלות הארכיב בשנה מייצרת הוצאה של כ 200,000 ₪.  כך שההכנסה של הארגון גדלה לפתע מניצול נכון של משאבים ב 1 מיליון ₪.

החיסכון הרב בכסף בא לידי ביטוי גם בגמישות הניהולית של הקרן, על כל מיכל נוסף שמועבר לארכיב מוסיפים רק עלות שולית של כ 20 שקלים ולא מחסן ועובד בעשרות אלפי שקלים בחודש.

המיכלים נמצאים במקום מאובטח ובטוח, עם מערכות הגנה , עובדים מיומנים ומעל לכל יכולת ניהול ממוחשבת והתעסקות אמיתית של הקרן בעשייה אמיתית והיא טיפול בעמיתים וניהול הכסף.

למרות הנוחות היחסית שהורגשה מזה שהתיקים נמצאים "מעבר לקיר"  בקומת הקרקע והזמינות מידית הרי שלאחר המעבר , יצרנו עבור הלקוח ממשק ניהולי חכם המאפשר בלחיצת כפתור באמצעות אתר אינטרנט

הזמנת התיק וקבלתו באופן פיזי בתוך פחות מ   24   שעות או תוך שעה המסמכים סרוקים למייל של איש שרות הלקוחות.

היעילות התפקודית באה לידי ביטוי גם בכך שאין תלות בעובדי המחסן שנמצאים ביום חופש או חולים או לקבל שרות  לאחר שעות העבודה ,

הדבר מתבצע במהירות באמצעות לחיצה על מקש באופן נוח וקל.

מהר מאוד בשורת הארכיב הגיעה למחלקות אחרות בארגון, ומסדרונות החברה וחללים נוספים בקומות העליונות פונו והועברו לארכיב והארגון ניצל את השטחים שפונו להגדלת שרות הלקוחות והמכירות של הקרן.

סמנכ"ל הכספים כמובן התקדם לחברה אחרת ולא הייתי צריך לשכנע אותו לבצע את אותו מהלך בחברה החדשה שאליה עבר, הוא רק שאל מתי אתם באים לפנות?

אם גם אתם רוצים לחסוך כסף, להתייעל, להתעדכן ולנהל מידע באופן יעיל וחדשני צרו איתנו קשר היום.

מדובר במקרה אמיתי, פרטי הלקוח שמורים בחברה.

רונן כהן צמח, מנכ"ל.