מאז תחילת ימי השימוש במחשבים באמצע שנות ה-80 של המאה ה-20 חל ויכוח בתוך ענף שירותי הארכיב בדבר שמירת המידע.
מה עדיף, לשמור את המידע לטווח ארוך על נייר או על קובץ דיגיטאלי?
היתרונות של כל אחד מהאמצעים גדול ורב , אולם עדיין לא נמצא החוקר או איש הטכנולוגיה שיאמר בצורה ברורה איך לשמר את הארכיב.
יתרונות השמירה על נייר: מזה כ 500 שנה נשמרים באירופה בארכיונים שמורים ניירות שהודפסו כבר על מכונות דפוס מהמאה ה 15.
הניירת הזו נשמרת בתנאים מוקפדים של טמפרטורה לחות ואוורור, רובם באתרים תת קרקעיים ועושה רושם עד כה כי הנייר נשמר בצורה ראויה שכן הוא עדיין קריא.
לנו יש דוגמא של המגילות הגנוזות מים המלח שנמצאו בשנות ה-60 של המאה ה-20 ולפי בדיקה בפחמן 14 המתעד את זמן היווצרות הפריט עולה כי המגילות הן בנות למעלה מ 2000 שנים.
כיום הן נמצאות בהיכל הספר אשר במוזיאון ירושלים וניתן לקרוא מהם כתב בצורה ברורה ונהירה. החוקרים מציינים כי הנייר שמר על עמידותו הודות למזג האוויר היבש הקיים בים המלח והעובדה שהמגילות היו קבורות בתוך המערות, כך שלא נחשפו לאור שמש או לפגעי טבע שונים.
אם כן, האם מידע שאנו מבקשים לשמור אותו לזמן ארוך צריך להישמר בהכרח על נייר?
כיום אין אף חברה או מוסד ממשלתי המעוניינים לשמר את הארכיב שלהם לזמן ארוך אשר קובע שיש להשמיד את המסמכים החשובים , לא הגענו גם כיום במאה ה 21 לביטחון רב באמצעים הדיגיטאליים הרבים והמתקדמים העומדים לרשותנו.
ולכן נשמרים עותקים של מידעים חשובים גם על נייר.
אין ספק כי כמות המידע בה אנו משתמשים ונחשפים אליה ורצוננו לנהל אותה בצורה ראויה ומאובטחת וכמובן, חסכונית וירוקה, מנחה אותנו להשתמש יותר ויותר במידעים דיגיטאליים.
מסמכים סרוקים, קבצים וריטואלים משמשים יותר ויותר מאגרי מידע וחברות והקושי התמידי הוא בשדרוג המערכות והתאמתם לסטנדרט חדש ויקר יותר.
ישנה יותר מודעות כיום לצורך בחיסכון בנייר ולכן צרכנים מכלכלים את צעדים לפני הדפסת כל מסמך. רבים גם שומרים כל קובץ דיגיטאלי ומגבים אותו על המחשב האישי, על שרתי החברה או בגיבוי וירטואלי באינטרנט.
ניתן לשמור על קבצים דיגיטאליים אך יש לנקוט במשנה זהירות בגיבוי , אבטחת מידע וכן הגנה מפני וירוסים או תולעים היכולים להשמיד מידע באופן מיידי.
לסיכום: מידע חשוב וחיוני הנשמר לטווח ארוך, נשמור העתקים גם בנייר, מידע שוטף ובעל נגישות לאנשים רבים, ניתן לוותר על שמירה על נייר ולהשתמש בקבצים דיגיטאליים.
חברת ארכיביון מספקת שירותי שמירת ניירת לאורך זמן וכן שמירת קבצים דיגיטאליים באופן מאובטח ונגיש.
סימוכין: מתוך מאמרי ארכיביון מס' 43
להצעת מחיר לחץ כאן
