חיפשתי את הצעת המחיר של אמיר ואני לא מוצא אותה, מיכל איפה זה?" נשמע מוכר? אם אתה צריך למצוא את הסכם השרות של מכונת הצילום מלפני שנתיים ואין לך מושג איפה זה, אילו היית מתייק את המסמך בקלסר ספקים לפני חודשיים אולי היית מוצא את זה.
שירותי ארכיב באים לתת מענה "למי הזיז את המסמך שלי". שיטות העבודה המדויקות וניהול המידע של הלקוח באופן רציף אחיד ובעקביות מביאים לתוצאות ולתפוקות מיידיות ביעילות הארגון. כל מזכירה או מנהל יכולים לחפש את המסמך על תוכנת מחשב ייעודית המאפשרת להם לחפש ולשלוף כל מסמך הנמצא בארכיב .
יתירה מזו שליפת החומר הינה על פי דרישת הלקוח ומנוהלת על ידו הלקוח. כלומר כבר מיותר לסרוק את החומר, ניתן לקטלג ולמפתח אותו ואז לשלוח לחברת הארכיב . בלחיצת כפתור אחת ניתן לחפש קלסר ולבקש ממנו מסמך שייסרק וישלח כקובץ אל המייל , אין צורך לקום ו/או לחכות לקלסר פיזית ניתן לקבל את כל השרות אל המחשב במשרד.
בנוסף לנ"ל במידה ויש צורך לתת מענה מיידי ללקוח ניתן לסרוק את כל החומר ולהעבירו לתוכנת ניהול ארכיון מסמכים ולנהל את המידע על השרת או המחשב המקומי. כך למעשה ניתן למצוא את המידע ללא כל עיכוב או בעיה. חשוב ביותר במקרה הנ"ל לוודא כי קיים גיבוי לארכיון המסמכים בקלטת גיבוי או לחילופין בחוות שרתים חיצונית.
יש ליצור נוהל עבודה מסודר במשרד הסורק את מסמכיו ולוודא סריקת כל המסמכים הישנים וניהולם במחשב. יש לסרוק כל ניירת או מסמך המגיעים למשרד מידי יום אותה ולתייק אותם בתוך תוכנת המידע, חשוב ביותר למפתח את המידע במלל הרב ביותר הרלבנטי כדי שבתהליך הסינון והמיון של המסמכים נוכל לאתר את המסמך ביתר קלות .
אחרי זה ייפסקו השאלות במשרד של מי הזיז את המסמך שלי …
סימוכין: מתוך מאמרי ארכיביון מס' 7
להצעת מחיר לחץ כאן
