מאת: רונן כהן צמח – מנכ"ל קבוצת ארכיביון מומחה לניהול ידע ארגוני.
כחברה בעלת ניסיון של 30 שנה בתחום הארכיב הפיזי, החלטנו לקחת את חוויית השירות ללקוחותינו לשלב הבא ולשלב בין יתרונות הסריקה והארכוב הדיגיטלי לבין הידע שצברנו בניהול מסמכים פיזיים.
עם ניסיון עבודה מול אלפי לקוחות, פיתחנו פתרון הוליסטי שמספק שילוב אידיאלי בין העולם הפיזי לעולם הדיגיטלי.
המערכת שלנו נותנת מענה מלא לניהול מסמכים, עם דגש על אבטחת מידע, יעילות ונוחות שימוש.
ניהול הרשאות מתקדם: שליטה מלאה על גישה למידע
מהו ניהול הרשאות?
המערכת מאפשרת לארגונים לקבוע הרשאות מדויקות לכל משתמש, תוך שליטה מלאה על הגישה למסמכים ולפעולות במערכת.
תכונות עיקריות:
- הרשאות צפייה בלבד: קביעת משתמשים שיכולים לצפות במסמכים אך אינם יכולים לערוך או לשנות אותם.
- העלאת מסמכים: הגדרת משתמשים הרשאים להוסיף מסמכים חדשים למערכת.
- עריכת רשומות: הגדרת גישה לעריכת תוכן של מסמכים קיימים.
- מחיקת רשומות: שליטה על משתמשים שיכולים למחוק מסמכים, עם אפשרות לשחזור במידת הצורך.
- שליחה מרחוק: אפשרות לשתף מסמכים לחתימה או לצפייה באופן מאובטח.
יתרונות ניהול הרשאות:
- אבטחת מידע: שליטה מדויקת מונעת גישה לא מורשית למידע רגיש.
- תהליכי עבודה מסודרים: הגדרת תפקידים ברורה מבטיחה יעילות וסדר.
סריקת מסמכים וקבצים: גשר בין העולם הפיזי לדיגיטלי
מהי סריקת מסמכים במערכת?
סריקת מסמכים היא תהליך שבו מסמכים פיזיים מומרים לקבצים דיגיטליים הניתנים לאחסון, שיתוף וניהול במערכת המרכזית.
הכלי שלנו מאפשר למשתמשים לסרוק מסמכים מסוגים שונים, כולל חוזים, קבלות, דוחות, שרטוטים ותמונות, ישירות למערכת הארכיב הדיגיטלי.
תכונות עיקריות של מודול הסריקה:
- תמיכה בפורמטים שונים: המערכת תומכת בהעלאת מסמכים בפורמטים כמו PDF, JPEG, PNG ועוד, ומבטיחה גמישות מרבית.
- שילוב ישיר עם סורקים: אינטגרציה פשוטה עם מכשירי סריקה קיימים, המאפשרת העלאת מסמכים ישירות לתוך הארכיב.
- זיהוי אוטומטי של קטגוריות מסמכים: המערכת משתמשת בבינה מלאכותית לזיהוי אוטומטי של סוג המסמך, כגון חשבוניות או טפסים, ומקטלגת אותו בהתאם.
יתרונות סריקת מסמכים:
- חיסכון במקום: אין צורך עוד בארכיבים פיזיים גדולים שתופסים מקום יקר.
- גישה מהירה: מסמכים נסרקים ונשמרים בצורה מסודרת, עם יכולת חיפוש מהירה לפי שם, תאריך או קטגוריה.
- הפחתת סיכוני אובדן: המסמכים נשמרים בענן, כך שהם מוגנים מפני נזק פיזי כמו שריפה או הצפה.
ביצוע OCR: להפוך תמונה לטקסט
מהו OCR וכיצד הוא עובד?
OCR (Optical Character Recognition) הוא תהליך שבו טכנולוגיה מתקדמת מזהה תווים מתוך תמונה או מסמך סרוק וממירה אותם לטקסט דיגיטלי שניתן לערוך, לחפש ולנתח. המערכת שלנו משלבת OCR כחלק בלתי נפרד מתהליך הסריקה, ומאפשרת למשתמשים להפיק את המרב מהמידע שלהם.
תכונות עיקריות של מודול ה-OCR:
- דיוק גבוה בזיהוי תווים: המערכת מזהה טקסט בעברית, אנגלית ושפות נוספות, תוך התחשבות בגופנים שונים ובתנאי תאורה מגוונים.
- יכולת זיהוי טבלאות ומבנים מורכבים: OCR שלנו מסוגל לזהות טבלאות, גרפים ומבנים אחרים ולהמיר אותם לפורמט שמיש כמו Excel.
- תמיכה במסמכים רב-עמודיים: המערכת מעבדת מסמכים מרובי עמודים בבת אחת, תוך שמירה על הסדר והמבנה המקורי.
יתרונות ה:OCR
- חיפוש ונגישות: אין צורך לקרוא מסמך שלם כדי למצוא מידע; חיפוש פשוט מביא את המשתמש ישירות לנקודה הרלוונטית.
- ייעול תהליכי עבודה: הטקסט הממוחשב מאפשר העתקה, עריכה ושילוב בתוכנות אחרות ללא מאמץ.
שליחת מסמכים לחתימה מרחוק
איך זה עובד?
המערכת שלנו מאפשרת שליחה מאובטחת של מסמכים לחתימה דיגיטלית מרחוק. תהליך זה מבטיח שמירה על תוקף משפטי תוך חיסכון בזמן ובמשאבים.
יתרונות:
- נוחות למשתמש: אין צורך במפגשים פיזיים או שליחת מסמכים בדואר.
- אבטחת מידע: החתימה מבוצעת בצורה מוצפנת ומאובטחת.
תמיכה בשפות שונות
המערכת מותאמת למשתמשים דוברי שפות שונות, עם ממשק ידידותי שתומך בעברית, אנגלית ועוד שפות אחרות.
יתרונות:
- שימוש גלובלי: מתאים לארגונים בינלאומיים עם משתמשים מרקעים שונים.
- שיפור חוויית משתמש: ממשק בשפה המועדפת מקל על העבודה.
התחברות למערכות שונות
אינטגרציות נפוצות:
המערכת שלנו משתלבת עם תוכנות כמו SAP, Priority ותוכנות ניהול אחרות, מה שמאפשר סנכרון יעיל של מידע.
יתרונות:
- ייעול תהליכי עבודה: נתונים זורמים בין המערכות ללא צורך בהזנה ידנית.
- חיסכון בזמן: שילוב מלא עם מערכות קיימות מונע כפילויות בעבודה.
אבטחת מידע וגיבוי
המערכת שלנו מצפינה את כל הקבצים ושומרת עליהם בענן עם גיבויים באתרים שונים, כך שמובטחת יתירות מלאה.
יתרונות:
- הגנה מפני אובדן נתונים: המידע מאובטח ומוגן מפני כשלי מערכת או מתקפות סייבר.
- שקט נפשי: יתירות מבטיחה שהנתונים תמיד זמינים.
ממשק ידידותי בעברית
מה מייחד אותנו?
המערכת נכתבה במקור בעברית, עם דגש על חוויית משתמש מקומית.
יתרונות:
- קלות שימוש: הממשק מתאים לצרכים של משתמשים ישראליים.
- התאמה תרבותית: עיצוב ומונחים מוכרים למשתמשים מקומיים.
סיכום
מערכת הארכיב הדיגיטלי שלנו, הכוללת פיצ'רים כמו ניהול הרשאות, סריקת מסמכים, ביצוע OCR, תמיכה בשפות שונות והתחברות למערכות אחרות, מספקת פתרון כולל לניהול מידע דיגיטלי.
עם אבטחה מתקדמת, גיבויים ויתירות, אנו מבטיחים ללקוחותינו חוויית ניהול מידע יעילה, מאובטחת ונוחה.
לסיכום, כדאי לכם לקבל מאיתנו הצעת מחיר שתעניק לכם יתרון יחסי מול המתחרים שלכם בניהול הידע ובשרידות העסקית שלכם.
לפרטים נוספים מלאו את השם הטלפון והמייל בקשה להצעת מחיר ונחזור אליכם בהקדם
להצעת מחיר לחץ כאן
