מתי כבר לא נצטרך לחוש את מגע הנייר בעבודה? מתי לא נצטרך להכניס נייר צילום למכונה ולהדפיס, או לקבל חשבונית בדואר ? גם לעתידנים יש תחזיות אבל זמן מדויק אין.
לכן, כדי לעשות מהפכה קטנה בכוחות עצמנו ולהפוך את הסביבה שלנו ליותר ידידותית ויעילה , ניתן כבר כיום לבצע מספר מהלכים מיידים כדי לעשות זאת.
1. מה שלא צריך להדפיס , אז פשוט לא להדפיס, יש לנתק מחשבים מרשת המדפסות ולהשאיר רק את הגורמים במשרד אשר הנחיצות שלהם למדפסת הכרחית לעבודה. שנית יש מכונות צילום משולבות המאפשרות הגבלת צילומים והדפסות שיהיו רק בנושאי עבודה אשר אושרו על ידי מנהל הרשת להדפסה.בנוסף קיים כרטיס בקרה המאפשר וידוא כי רק מורשה הדפסה יוכל לעמוד ליד המדפסת הקומתית ולקחת את החומר שביקש לשלוח להדפסה. מהלך זה לבדו יגרום בצורה מיידית ומשמעותית לחיסכון ניכר במדפסות , בטונרים שחור לבן וצבע, בנייר צילום ובעיקר בבזבוז שעובדים שולחים מצגות פרטיות להדפסה בכמויות וגורמים לניצול משאבי הארגון.
2. הפוך את הממשק מול הלקוחות למיילים בלבד– אל תשלח פקסים ואל תקבל פקסים אל מדפסת או פקס , חבר את שרת הפקסים לממשק פקס למייל וקבל את כל המיילים כקובצי פי די אף. Pdf, .כך לא תצטרך להדפיס כל פקס ותוכל בלחיצת כפתור להעבירו לכל מי שצריך אותו בארגון. שלח חומרים גם לספקים וללקוחות במייל ולא לפקס שלהם.
3. קנה ממשק חתימה דיגיטלית וחבר אותו אל מערכת הנהלת החשבונות. בצורה זו כל החשבוניות יוצאות כקובצי PDF,כאמור ואין צורך לשולחם עם דואר ובול בתוך מעטפה ולבזבז כסף וזמן על שליחת החשבונית. אין צורך גם לוודא הגעת החשבונית בדואר על ידי שיחת טלפון אלא לקבל חיווי משרת המיילים שלך כי תיבת המיילים של הלקוח שלך קיבלה כבר את החשבונית , במהלך זה חסכנו זמן יקר ונייר.
4. סרוק כל מה שמגיע למשרד ותייק, קנה תוכנת ניהול מסמכים וחבר אותה לכל מי שצריך להיות נגיש למסמכים. גם אם לא ייצר ספריית מסמכים במחשבי החברה וצרף לשם או לתוכנת הלקוחות שנמצאת בשימוש כל מסמך או מייל שעובדיך צריכים לראות לצורך עבודתם. כל מסמך שנסרק הכנס למעטפה ורשום את הנושא או המחלקה ואת תאריך הסריקה ו/או ההגעה והכנס למיכל ארכיב המיועד למסמכים בגודל נייר צילום, בדרך זו תחסוך מקום , ותגביר את יעילות העבודה בארגון.
5. למד את הארגון, וודא שלא מתבצעת כפילות במחלקות השונות ביצירת מידע ומסמכים ובאגירת מסמכים, יעל את העבודה בכך שתגרום לעובדיך להתאים את עצמם לסטנדרט עבודה חדש שמייתר את הסגידה לנייר.
6. בצע אבטחת מידע ואל תיתן לכל עובד גישה לכל המסמכים או אפשרות למחוק או להעביר מסמכים ללא הרשאה מתאימה, בצע גיבוי מידי יום על כל החומר הווירטואלי.
עתה לאחר ביצוע מרבית הסעיפים שנזכרו תוכלו לבצע חיסכון במשרד של לפחות 40% בזמן העבודה ובכסף הכרוך בקטלוג , איחזור, שמירה ותיוק ניירת, תחסכו גם כסף של נייר , ציוד משרדי, וכן בדואר.
המשרד יהיה ירוק יותר , נקי יותר ובעיקר יותר יעיל וחסכוני.
אני כבר עשיתי זאת , מעוניין לנסות?
לפרטים נוספים פנה אלינו וצוות החברה ישמח לעמוד לרשותך.
סימוכין:ממאמרי ארכיביון מס` 64
להצעת מחיר לחץ כאן
