חתימה אלקטרונית הינה נדבך חדש באפשרות ההגנה והאבטחה על מסמכים אלקטרונים.
תוספת החתימה האלקטרונית משמעותה הינה היכולת להוסיף אלמנט החוסם את האפשרות לבצע שינוי במסמך.
החתימה היא אמצעי אבטחה וזיהוי המצריך אימות מול מערכת המפיקה ומנהלת את הרשאות המסמך .
חתימה אלקטרונית מאפשרת השלמת מיכון של תהליכים עסקיים הדורשים הרשאות על ידי חתימה.
מדובר במסמכים כגון : דיווחים למס הכנסה,דיווחי שעות עובדים, אישורי תקציב,תשקיפים, אישורי לימודים,חשבוניות,שרטוטים הנדסיים מסמכים בנקאיים מסמכים לרשויות המדינה השונות ועוד.
מה טמון בחתימה ההופך אותה ליעילה ונגישה לעסקים?
1. מאפשר אישור מרחוק לעסקאות
2. סטנדרטיזציה בין עסקים.
3. תאימות עם יישומים שונים
4. אבטחת מידע משופרת
5. מהירות עבודה
6. חוסך נייר ומונע כריתת עצים
7. מזרז מכירות וחתימה על הסכמים
8. מפחית עלויות בתפעול העסק.
הרבה יותר קל ופשוט לחתום על הסכם באמצעות חתימה דיגיטלית מול סוכן הביטוח לדוגמא.
בלחיצת כפתור פשוטה כאשר ל 2 הצדדים מערכת מאובטחת , מאפשר העניין בקרה מלאה על התהליך , תוך סיום הדיווח בפרק זמן קצר .
אין צורך לחתום עם עט או להדפיס ולשלוח בפקס או לסרוק. הכול מבוצע על המחשב , מתועד ומגובה ללא אפשרות לשינוי.
מסמך זה מוכר לאחר מכן גם על ידי הרשויות השונות כראיה קבילה בכל הליך רשמי או משפטי. גודלו הפיזי הווירטואלי הינו נמוך ומאפשר אחסנת מיליוני מסמכים על כונן קשיח פשוט.
עלויות המעבר לחתימה דיגיטלית אינן גדולות , אך יש לקחת בחשבון שכדי שהמערכת תהיה אפקטיבית וברת תפעול גבוה יש לבצע התאמה למערכות הנהלת החשבונות וניהול המסמכים הדיגיטלי בארגון.
כמו כן לבצע תהליך הטמעה מול העובדים. ולוודא שגם לקוחות החברה והספקים מסוגלים ויכולים ל"דבר" עם המערכת החדשה ולמעשה להעניק לה את הלגיטימציה הדרושה לצורך עבודה שוטפת ויעילה.
כמו בכל דבר חדש וראשוני ישנם חבלי לידה , אך היתרונות והמעלות של השיטה עולים על אילו ונותנים לארגון יתרון יחסי ומהותי בתפעול ובאבטחת הנתונים והמידע.
סימוכין: ממאמרי ארכיביון מס' 10
להצעת מחיר לחץ כאן
