סריקת מסמכים בארגונים וחברות רבים אינה מתבצעת בצורה האופטימלית. ארגונים וחברות מייצרים כמויות עצומות של מידע מסוגים שונים, מידע זה צורך שטח רב במשאבי המחשבים והשרתים של הארגון.
הניירת הפיזית שלעיתים ממוינת ונסרקת מועברת גם לשירותי ארכיב במידה ואין מקום לארגון במשרדיו.,
בארגון נוצר הצורך לנהל מידע זה ולהתאימו לתוכנות הפועלות במערכת וכן לאחזר אותו במהירות וביעילות במקרה הצורך.
חזרה לחקיקה->
ארגונים רבים משקיעים הון רב במעבר לתוכנות לניהול ארכיב כלל ארגוני כדי לאגד את כלל המידע שזורם לתוך הארגון ומיוצר ממנו החוצה , תוכנות אילו עם יכולת איחזור גבוהה וקישורים לתוכנות נוספות מצליחות להביא את הארגון לרמת יעילות ושקיפות גבוהה ביותר וגורמת לארגון לפתח סביבת עבודה ברמת איכות אחרת.
סריקת מסמכים – חסכון בזמן וכסף
לא רק שמירת המידע נעשית בצורה אוטומטית ומוסדרת אלא שיטות העבודה, זמני התגובה של יחידות שונות בארגון וגם היכולת לכמת שעות עבודה וזמני ביצוע של משימות מקל על המנהלים וגורם לגמישות ניהולית רבה יותר.
סריקת המסמכים אל תוך מערכת ארכיב לניהול מסמכים כלל ארגונית נעשית בצורה מהירה תוך החלפת שיטת עבודה קיימת וזאת כדי שזרימת המידע לתוך המערכת ייעשה בצורה אחידה ושלמה.
אחידות המסמכים הנמצאים בתיקיות ובקבצים נותן אפשרות למערכות מידע משיקות למשוך או לדחוף נתונים אל משתמשי הקצה.
סריקת המסמכים ושילובם במערכת יוצרת חיסכון משמעותי בשטח האחסון המשרדי ומפחיתה עלויות שכירות ומיסוי החלות על שטחים אלו. כמו כן נחסכות עלויות של שירותי ארכיב חיצוניים.
ניתן לשלב מספר פתרונות לשירותי ארכיב לכל ארגון: החל בסריקת מסמכים בעמדה מרכזית , שתילתם בתיקיות ומפתוחם על פי הצורך הארגוני, או לחילופין שימוש בלשכת סריקה חיצונית המקבלת את כל החומר המיועד לסריקה וסורקת אותו לתוך מערכות המידע של הארגון , כך שהארגון מקבל מידע וירטואלי שיוצר על ידו או הגיע אליו ממקורות חיצוניים היישר אל מערכות המידע .
הניירת הנצברת מסריקה חיצונית או פנימית יכול להישלח לגריסה או לחילופין להישאר לאיחסון לפרק זמן נוסף בהתאם לחקיקה רלבנטית בארגון או בחברת ארכיב חיצונית.
לסיכום , ארגונים רבים מבצעים תהליך שדרוג בניהול מערכות המידע וניהול הארכיב ובכל זאת אורך התהליך ומורכבותו קובעים מהם המשאבים הכספיים שיידרשו כדי לבצעו בארגון. וארגונים רבים מחליטים פעמים רבות להתאים את פתרונות תוכנות ניהול המסמכים לתקציב הפנוי שלהם. חשוב מאוד לדאוג שסריקת המסמכים בארגון תיעשה בצורה נכונה ומתאימה.
אין צורך לבצע מהלכי השקעה נרחבים לפני לימוד הנושא וצרכיו האמיתיים של הארגון ויש להיוועץ עם אנשי מקצוע מתחום ניהול הארכיב.
סימוכין:ממאמרי ארכיביון מאמר מס` 58
