יהול מסמכים בארגון או אפילו סריקת תמונות בבית הפרטי הינו תהליך שבו אנו מרכזים את קבצי המסמכים שלנו במקום מוגדר.
מסמכי הנייר נדרשים להפוך להיות קבצים דיגיטאליים שניתן לבצע עליהם פעולות נוספות.
שיטת ניהול המסמכים האחידה קובעת כי המסמכים הינם חלק מהמידע הארגוני השיתופי וכי כל הידע הנצבר צריך להיות זמין ונגיש לשליפה למשתמשים
איך מייצרים שינוי בניהול ארכיב המסמכים בארגון?
השינוי מגיע תוך כדי הטמעת שיטת עבודה חדשה והבנה של העובדים והמשתמשים כי כעת יש פלטפורמה אחת אחידה ושקופה המאפשרת יצירת תקשורת בין גורמים שונים בארגון תוך שיתוף ידע והדדיות.
יש לוודא כי בקרב העובדים מתחולל שינוי בגישה לעבר הצורך בכך שכל המסמכים ללא יוצא מן הכלל ירוכזו במקום אחד. המשתמשים צריכים לפעול לפי השיטות והכללים החדשים שהוטמעו החל משלב יצירת המסמך, דרך אישור תוכן המסמך, צורת המפתוח ולבסוף מקום השמירה ודרך החיפוש בתוך מערכת הארכיב המנהלת את המסמכים , זאת מערכת ניהול המסמכים.
ארגונים רבים מקימים מערכות מתקדמות לניהול מסמכים בהשקעה כספית גבוהה ומאחר ולא מתקיימת הדרכה ראויה והטמעה המערכות אינן מנוצלות וכסף רב יורד לטמיון.
אם אין המשכיות בארגון ולא מחנכים את העובדים לכך שכל דבר שמגיע לארגון ללא יוצר מן הכלל אמור להיות סרוק ומשויך לספריה מתאימה שכל הארגון רואה אותה, אזי ישנה בעיה קשה לארגון כיוון שיהיו חסרים לו מידעים חיוניים.
חייבות להיווצר רציפות ובקרה של גורם מרכזי הבודק את המידע המגיע, מבצע בדיקה גם על מידעים מיוצרים ומוודא גם בצורה אקראית וגם בניהול תוכנה כי המידעים נשמרים וממפותחים כפי הנדרש.
בדיקת אפקטיביות של מערךניהול מסמכים ארגוני יכולה לתת את אותותיה לאחר מחזור של שנה לפחות.
הסיבה לכך היא עונתיות במהלך השנה, תחלופת עובדים, השוואה בין מסמכים שמגיעים ממקורות מסוימים לדוגמא, ספקי חוץ אחת לשנה , או מסמכים המיוצרים בארגון אחת לשנה. לכן אפשרות לראות בפועל מהירות תגובה של הארגון, התייעלות , כמויות מסמכים נסרקות וכן בדיקת המערכת מול חלופות אחרות שנוסו בשנים קודמות יכולה להתבצע לאחר שנה לפחות.
זו הסיבה שתהליך ההטמעה הינו ארוך ואמור להיות יסודי ולשנות את נהלי העבודה של החברה ואת שיטת העבודה הנהוגה , מעין ריצת מרתון ארגונית עד להגעה ליעד בו ב DNA הארגוני טבוע השינוי של ניהול המסמכים.
ישנן מספר גישות לניהול המידע בארגון:
הגישה הראשונה גורסת כי כל המסמכים נמצאים חשופים לצורך שיתוף ידע בארגון לעיני כל , עם מידור מסוים למסמכים מסווגים.
הגישה השנייה גורסת כי לא כל המסמכים חשופים אלא כל אחד רואה את מה שהוא צריך לעבודתו , וכדי לקבל אינפורמציה לצורך עבודתו עליו לפנות לגורם הרלבנטי שיכול לאתר עבורו את החומר.
גישה שלישית סוברת כי המידע צריך להישמר ברמה של לוחות זמנים פרויקטים או אגפים (כמבנה חטיבתי) ואז רק העובדים באותו פרויקט/אגף יכולים לראות ולהשתמש במידע.
סוגיה נוספת הינה אותנטיות המסמך, כי הרי מסמך נוצר על ידי אורגן בארגון , האם ניתן לשנות את המסמך , להוסיף עליו, לגרוע אותו , למי הסמכות , הרשות , גם על כך יש לתת את הדעת ובכל ארגון ההחלטה היא שונה.
לבסוף , יש לקחת בחשבון את העלויות הנלוות ממהלך נרחב של שינוי ארגוני בתחום ניהול המסמכים,
האם הארגון ערוך לנהל ארכיב מסמכים? האם מערות המידע והחומרה יתמכו או שצריך לשדרג? כמה זמן יקח המהלך והאם זרימת המידע בארגון עלולה להיפגע כתוצאה מכך? כמה תעלה המערכת והאם כדאי להשקיע את התשומות לעומת התוצרת שתתקבל בסוף התהליך.?
מסקנתנו היא שלא בכל ארגון התהליך כדאי, הסיבות לכך רבות, גודל הארגון, בשלותו, כ"א במקום, התרבות הארגונית, אופי המסמכים המיוצר.
ניתן לשלב שיטות שונות של ניהול מסמכים באמצעות חברות ארכיב חיצוניות ולקבל את המסמכים סרוקים למערכת על פי דרישה.
לצורך ביצוע הפעילות המתוארת במאמר יש להיעזר בייעוץ מקצועי כדי לקבלן את ההחלטות הטובות ביותר לארגון שלכם. בהצלחה.
סימוכין: ממאמרי ארכיביון מס' 61
להצעת מחיר לחץ כאן
