כדי לעבור משלב של שמירת ניירת בצורה פיזית אל שמירת מידע ו ניהול מסמכים בצורה דיגיטלית יש לבצע 5 שלבים מרכזיים.1. צור כללי עבודה חוקים ותקנות לשמירת מסמכים
לימוד של הארגון ויצירת כללים הקובעים מה החומר שיישמר , מי יבצע את העבודה, באיזה לוחות זמנים, לאיזו פלטפורמה יגיע החומר ומי יהיה ... המשך קריאה
סריקה וניהול ארכיון ממוחשב
חתימה אלקטרונית הינה נדבך חדש באפשרות ההגנה והאבטחה על מסמכים אלקטרונים.
תוספת החתימה האלקטרונית משמעותה הינה היכולת להוסיף אלמנט החוסם את האפשרות לבצע שינוי במסמך.
החתימה היא אמצעי אבטחה וזיהוי המצריך אימות מול מערכת המפיקה ומנהלת את הרשאות המסמך .
חתימה אלקטרונית מאפשרת השלמת מיכון של תהליכים עסקיים הדורשים הרשאות על ידי חתימה.
מדובר ... המשך קריאה
כניסת המוצרים החדשים של תחום התקשורת הסלולארית הניידת כמתקני מחשב ניידים ורבי עוצמה גורמים למהפכה רבתי גם בצריכת הניירת במדינות המפותחות.
גילאי ה-15 ועד ל-30 המשתמשים באפליקציות ויישומים ממוחשבים ווירטואליים גורמים לכך כי כמויות הניירת יורדות, וכיום משתמשים יותר ויותר בקבצים דיגיטליים.
כתוצאה מכך עסקים רבים מחליטים לסרוק את הניירת הקיימת ולהפוך ... המשך קריאה
האם מעבר לניהול מסמכים של הארגון שלכם במערכת ארכיון ממוחשב תהפוך את המסמכים לנגישים יותר?
זה תלוי כאמור במספר גורמים המשולבים יחדיו כדי לתת פתרונות.
טיוב נתונים נכון של הניירת והמסמכים יביא לכך שגורמים רבים בארגון ירצו להשתמש במערכת הארכיון הממוחשב ככלי עבודה.
הליך מציאת המסמכים יהיה נוח נגיש ויעיל ויחסוך זמן יקר ... המשך קריאה