מאת :רונן כהן צמח
קבוצת ארכיביון משרתת אלפי לקוחות ומבצעת עבורם שירותי אחסנת מסמכים לפרקי זמן כפי הנדרש בחוק.
יחד עם זאת בסקירה זו נביא את הפרקטיקה של כל ענף מה נוהגים לעשות לקוחות החברה המאחסנים ניירת ומסמכים.
ראשית הקדמה על מספר חוקים ותקנות המעגנות את אחסנת המסמכים.
שמירת מסמכים לתקופה של 7 שנים מפאת הצורך להוכיח טענה כלשהי, או היכולת לתבוע גם מקרים שקרו במרוצת 7 השנים האחרונות.
יש להגיש לבית המשפט מסמך מקור , מתייחס גם לחוק ההתיישנות.
שמירת מסמכים פיננסים עד 7 שנים מיום הגשת הדוח השנתי. או לחילופין סריקה של המסמכים עם 2 חתימות אלקטרוניות מאושרות. והשמדת המסמכים לאחר שנה.
שמירת מסמכים הקשורים לבינוי דירה ואחריות עד 10 שנים ממסירת הדירה לדייר.
חוק ממשלתי העוסק ב 2500 מסמכים שונים של רשויות שונות משרדי ממשלה וחברות ממשלתיות. אחסנת מסמכים בין שנה לבין צמיתות תלוי בסוג המסמך.
התייחסות למסמכי פתיחת חשבון הלוואות ומשכנתאות. בין שנה לבין צמיתות או עד שחשבון נסגר.
תיק רפואי 25 שנים, תיק מחקר קליני בין 18 ל 40 שנים. אצוות ייצור של תרופה בין 7 ל 40 שנים.
לצמיתות.
כמובן שישנם עוד חוקים ותקנות שאינן קשורים לחוק הישראלי וגופים שעובדים בארץ מחויבים לרגולציה ולתקנות שלהם לדוגמא : מנהל התרופות האמריקאי , מינהל התרופות באירופה. ממשל תאגידי של האיחוד האירופאי.
הוראות יצרן בגין סחורות או מוצרים הנמכרים בישראל ויש מסמכי ייבוא או מכס ויש לשמור אותם לתקופה של בין 7 ל10 שנים.
אז מה עושים העסקים ששומרים מסמכים בארכיביון לפי סוגי עסקים. מדובר כאמור באלפי עסקים בכל סגמנט ולמידה מהכללים שהשיתו יועצים משפטיים של מאות גופים כאילו יכול ללמד על הכלל.
למרות שתקנות לשכת עורכי הדין מתירים להשמיד תיק של לקוח 5 שנים מיום קבלת פסק דין חלוט או להחזיר את התיק ללקוח. מרבית עורכי הדין שומרים את התיקים בממוצע 15 עד 20 שנים בממוצע
והסיבה היא שלקוחות ממשיכים לפנות למשרד בקבלת שרות כזה או אחר בכל הנוגע לנכסים, צוואות, הסכמים מסחריים, ירושות, מסמכים נוטריונים, תביעות רשלנות או נזקי גוף.
בד"כ מאחסנים את החומר בממוצע בין 8 ל9 שנים ולאחריו מחזירים החומרים ללקוחות או מבערים.
מסמכים פיננסיים בממוצע 8 שנים. מסמכים אחרים תלוי ברגולציה ותקנות פנימיות או בינלאומיות שיש לארגון.
מסמכים פיננסיים כגון גזברות ארנונה תשלומים ודוחות : 8 שנים. מסמכים אחרים לתקופות שבין 10 שנים לצמיתות
שומרים מסמכים הקשורים לבדיקות קליניות, מחקרים קליניים, אצוות ייצור, בדיקות מעבדה, טסיות , תקינה ,מסמכי פטנט שונים : בין 18 שנים ל 40 שנים.
שמירת מסמכים ל 10 שנים בגלל מחויבות לרגולציה אירופאית שיותר מרחיבה את פרק הזמן .
חברות בנייה שעוסקות בשיכון שומרות תיקי דייר לפחות 25 שנים. בכל מה שקשור לבנייה בפועל שמירה של הסכמי קבלנים וביצוע עד עשר שנים לפחות. תוכניות אדריכליות אישורי קונסטרוקציה לצמיתות
שומרים את כל המסמכים לצמיתות.
תיקים ומסמכים נשמרים לפחות 25 שנים.
תיקי מטופלים ושמירת מסמכים לפחות 25 שנים.
שמירת תיקי תלמיד או סטודנט לצמיתות, שמירת תיקי עובדים 100 שנים מיום הולדתם.
מסמכים פיננסיים . שמירת המסמכים עד 7 שנים.
שמירת המסמכים לצמיתות.
בהתאם לחוק הארכיונים בין 7 שנים ועד לצמיתות תלוי בסוגי המסמכים.
בדומה לחברות מסחריות. אך רישום פטנטים נשמר בין 18 ל 40 שנים תלוי במוצר.
תוכניות אדריכליות לצמיתות, מסמכים פיננסיים עד 7-8 שנים.
מסמכים פיננסיים ל 10 שנים, חומרים אחרים עם קניין רוחני נשמרים לצמיתות.
יש לנו ניסיון רב ומידי יום אנו מבצעים אלפי פעולות ומייעצים ללקוחות רבים בדרך הטובה והמקצועית ביותר איך לשמור את המסמכים שלהם על פי חוק תקנות. אנו בוחנים יחד את הצורך, סוגי המסמכים השונים
והם יש צורך לסרוק לגבות או לאחסן בצורה פיזית בלבד.
לכל שאלה פנו אלינו עוד היום.
