מאת רונן כהן צמח – מנכ"ל קבוצת ארכיב גרופ ארכיביון מזה 20 שנים. מומחה בתחום שירותי הארכיב הסריקה והדיגיטציה.
עם תחילת העשור השלישי של המילניום השלישי נשאלת השאלה בקרב חברות רבות האם הנייר הולך להיעלם בקרוב?
את השאלה הזו שאלו גם לפני 40 שנים, ועדיין קיימת אי וודאות לשאלה האם הנייר ייעלם או שעדיין יהיה לו תפקיד במסגרת תהליכי העבודה ההתנהלות השוטפת של מוסדות מול אנשים או בכלל.
תוקף שמירת הניירת והמסמכים נובעת מרגולציה שאליהם כפופים שווקי שירותי הארכיב בארץ ובעולם.
עם התפתחות הטכנולוגיה הפכו להיות בני האדם נגישים יותר למידע טכנולוגי, גופים פיננסיים ומוסדות מדינה מעדיפים לעבוד באופן מקוון ודיגיטלי מול כל מקבל שרות ומאזנות את הפחד מפני מתקפות סייבר במספר מערכות הגנה ואבטחת מידע המזהות משתמשים ומאפשרת להם להשתמש במערכות פיננסיות ואתרי אינטרנט מוסדיים באופן המאפשר שמירה על פרטיות, הזנת נתונים מאובטחת וכן שליחה וקבלה של כספים.
טכנולוגיה נוספת בקוד פתוח הינה הבלוקצ'יין המאפשרת העברת כספים ושימוש בנתונים דיגיטליים להיות מוצפנים ובעלי וידוי גבוה ובכך לייתר ניירת או מסמכים שכן מרגע שזיהיתי מקור ניתן לאמת מולו מידע רב ורציף ללא צורך בזיהוי נוסף.
אז אם כולם בסמארטפונים, משתמשים באפליקציות המאפשרות רכישה, תשלום, קבלת שרות, הזנת נתונים דרך טלפון נייד וכן הצבעה במערכת בחירות באמצעות אפליקציות ייעודיות במדינות מסוימות וקבלת כל מידע או שרות בלחיצת כפתור מהכורסא בסלון או בהליכה ברחוב למה עדיין צריך את הנייר?
ראשית הרגולציה עוד לא ויתרה על הנייר, הסיבה היא שישנם עדיין מקומות בהם מערכות מורכבות וישנות אינן יודעות לדבר בשפות חדשות.
ישנם מקומות בהם תהליך מכירה או זיהוי צריך להיעשות בנייר ולשמור את המקור מתוך חשש לזיוף או הונאה, זהו לגמרי חשש סביר מאחר ופצחנים "האקרים" בכל רחבי העולם מצליחים מידי יום לאתגר ולפרוץ למערכות אבטחת מידע המגינות על מאגרי מידע , בנקים, מוסדות וכו' לגנוב זהויות ולבצע מעשי שוד וירטואליים של גניבת מיגע או כסף רב ללא כל יכולת לבצע עיכוב.
השודדים המודרניים אינם זקוקים לכובע גרב או לאקדח , די להם לרכוש "ברשת השחורה" זהות של אדם אמיתי ולעשות שימוש בזהות הדיגיטלית שלו כדי לבצע פשעים רבים ומתוחכמים.
לצורך זה אין צורך בנייר ולכן החשש הגדול של המערכות והגופים היא שבמידה וצריך לבצע תיקון או זיהוי איך יתבצע התהליך אלמלא יש במקום כלשהו אותנטקציה לאותו אדם בצורה של נייר?
ישנם תהליכים שאינם הפיכים, ובמידה ומתבצע זיוף קשה להחזיר את הגלגל לאחור, ולשנות את מה שאירע. לדוגמא רכישת בית. או ביצוע של בדיקות רפואיות מורכבות שאינן רשומות, ביצוע מחקר שעלול להימחק ולא גובה בעוד מערכת מידע ,וכן הלאה.
האתגר הטכנולוגי הוא גם באנשים, מצד אחד רבים מתושבי העולם משתמשים כבר כיום בטלפונים חכמים, אך רק לשיחה קולית או לשיחה פשוטה כתובה עם חבר או עם המשפחה בתוכנה למסרים מיידים כמו וואטאפ. עם העלייה בתוחלת החיים, ישנה אוכלוסייה רחבה בעולם וגם בישראל המוערכת בלמעלה מ-25% מהאוכלוסייה שתהיה פה ב-40 השנים הבאות שלא יתקדמו טכנולוגית ועדיין יזדקקו לשימוש מסמך או ניירת כדי להיות בקשר עם מוסדות חיצוניים ועם הסביבה הקרובה.
ישנה אוכלוסייה גדולה בארץ ובעולם שהשימוש שלה בנייר רחב יותר כגון, אוכלוסייה כפרית, אוכלוסייה דתית מאוד שהשימוש שלהם בטלפונים חכמים אסור וכך ממשקי החיים שלהם מגבילים אותם מלהתקדם.
מאחר וגופים רבים התחילו לסרוק ב-20 השנים האחרונות את המידע שלהם, הרי שקיים נתח היסטורי רב שאותו לא סרקו, ואם ישנו מידע , גם אם הוא חלקי, שעדיין נמצא על נייר, יצטרכו להימצא המשאבים הפרטיים או הציבוריים להפוך את העבר גם הוא לדיגיטלי, ועד אז עדיין ניאלץ לקרוא, להשתמש בנייר, לקבל מכתבים וכו'.
בעתיד הקרוב בכל אופן בעשור השלישי של המילניום הזה, יירד השימוש בנייר באופן דרמטי, אך הוא לא ייעלם.
אנו נמשיך לעקוב אחר הניירת המסמכים, הארכיונים השונים שירותי הארכיב ונוציא עדכונים לגבי התהליכים הגלובליים של היעלמות הנייר המשיכו לעקוב אחרינו.
להצעת מחיר לחץ כאן
