למרות שהנושא רחוק מהעניין הציבורי בחר מבקר המדינה לבחון את טיפול מוסדות המדינה ברשומות ובקבלת שירותי ארכיב על ידן. בעקבות הביקורת של מוסד מבקר המדינה החלה פעילות של הועדה לביקורת המדינה וכן של גנזך המדינה ברצון לטפל בליקויים שהועלו.
רשויות החוק והאכיפה במדינת ישראל,כולל משרד המשפטים,מערכת בתי המשפט ורשות המיסים מצפים כי חברות עסקיות או עורכי דין ומי שבא לטעון בפניהם, יציג להם חומרים אותנטיים אמינים ומקוריים כדי שניתן יהיה לבחון את תוקפם.
עם זאת רשויות המדינה , וכך עולה מביקורת שערך משרד מבקר המדינה, מעלה ביקורת על צורת ניהול הרשומות והדרך בה משתמשים במידע , שיכול להיות חיוני או בעל ערך היסטורי.
כל מידע של רשות במדינה הינו בעל ערך, ערך ניהולי תפקודי, וכן ערך מורשתי היסטורי ויש יאמרו גם נוסטלגי.
אבל אם אין מודעות לשמירת חומר לאורך זמן, אין זיקה להקמת ארכיונים ברשויות מקומיות או משרדי ממשלה, אין תקנים או מערכות מידע שתומכות בתהליך , אזי מידע רב יילך לאיבוד.
מבדיקת מבקר המדינה שנערכה במהלך שנת 2006 ובחנה את הפעילות של הרשויות המקומיות ומשרדי הממשלה עולה כי מעט מאוד רשויות הקימו ארכיונים היסטוריים , לא השתמרו מסמכים וכי ברשויות שונות נעלמו מסמכים של בתי ספר , פרוטוקולים של ישיבות הנהלה ועוד. גם במשרדי ממשלה שונים לא היה תיאום הנוגע לשמירת המסמכים ולא הייתה הנחיה הנוגעת לחשיבות שמירת הרשומות.
לטענת מבקר המדינה המסתמכת על גנזך המדינה " נדרשת פעולה מרובה בתחום ורק עבודה שיטתית וממושכת עשויה להניב תוצאות…" … " מסמכים חשובים ברשויות המקומיות אינם נשמרים כיאות. הגורמים הממלכתיים פירסמו הנחיות לא מתואמות, לא פיקחו במידה מספקת ולא הדריכו את העובדים איך למיין את המסמכים. כתוצאה מכך הצטברו כמויות עצומות של מסמכים חסרי ערך, הצטברות שהקשתה על איתור המסמכים החשובים, ובמקרים אחרים גרמה לביעור מסמכים בעלי ערך. טרם נמצא פתרון לקליטתם של המסמכים בעלי הערך, אחסונם, רישומם ופתיחתם לעיון.
מכל הנ"ל ניתן להסיק שקבלת שירותי ארכיב חיצוניים וייעוץ מקצועי בתחום ולאורך זמן יכולים להביא את הרשויות המקומיות ומשרדי הממשלה ליעילות ניהול הרשומות .
רשויות מקומיות רבות וכן משרדי ממשלה שעברו לקבל שירותי ארכיב מסוגלים לנהל את הרשומות בצורה חכמה ונכונה תוך ידיעה ברורה איך וכיצד למצוא את החומר ובעיקר איך למיין את החומר שאינו רלבנטי ולבערו.
שילוב של שירותי ארכיב בניהול המידע הממשלי מביא לשיפור השירותים לאזרח ברמת ניהול הזמן, והנגישות למידע.
לפרטים נוספים 1-700-07-10-10
סימוכין: ציטוט מתוך דו"ח מבקר המדינה שנת 2006.
להצעת מחיר לחץ כאן
