1. המערכת צריכה לדעת לטפל בכל סוגי המידע הנוצרים במערכות הפנימיות א מגיעים ממערכות חיצוניות ומוגדרים כחלק ממערך ניהול הרשומות בארגון כמו: מסמכים,תמונות,הודעות אלקטרוניות ,סרטים, קטעי שמע ועוד.
2. המערכת צריכה לנהל מסמכים ורשומות הן בעלות תוכן אלקטרוני והן בעלות תוכן מסורתי.
3. המערכת צריכה להיות מנוהלת באופן שוטף ולהישמר באופן מהימן.
4. המערכת תלכוד את המידע באופן אוטומטי ככל הניתן ותשלבו בשדות המטה-דאטה של הרשומות.
5. הרשומות והמסמכים במערכת חייבים להיות מתויקים עפ"י מפתח תיוק המשקף את הפונקציות הארגוניות והנושאים בהם עוסק הארגון. על מערכת התיוק להיות היררכית ברמה של לפחות שלוש רמות.
6. הרשומות חייבות להיות נגישות וניתן יהיה לאתר, אחזר ולהציג רשומות על ידי שימוש בכלים סטנדרטיים עבור המשתמשים המורשים בהתאם לדרישות החוק והארגון.
7. הרשומה צריכה לשקף את פעילות הארגון. לכן צריך לשמור את ההקשר בין הרשומה לפעילות שיצרה אותה וכן את הקשרים לרשומות אחרות.
8. ביעור או העברה של רשומות ינוהל בצורה עקבית ומבוקרת בהתאם למדיניות הארגון ודרישות החוק.
9. הצורך בשמירה אלקטרונית של רשומות מחייב המרה של הרשומה בין פלטפורמות טכנולוגיות.
תהליכי ניהול מערכת לניהול אלקטרוני של רשומות:
1. יצירת רשומה :
1.1 הכרזה
1.2 לכידת תוכן
1.3 לכידת מטה-דאטה
1.4 תיוק
1.5 הקשר בין רשומות
2. אחזקה ושימור
2.1 הערכה
2.2 שינוי
2.3 שימוש בפורמטים מקובלים וסטנדרטיים
3. אחזור
4. ביעור
5. מעקב ובקרה
6. יצוא/יבוא
