על ארגונים ועל גופים המופקדים על ניהול רשומות ארכיב בארגונים וגניזתן להבטיח שרשומה תהיה "זהה" ככל האפשר למקור גם בחלוף השנים, נגישה ומקוריותה תישמר גם כאשר המצע המגנטי מתיישן או מתבלה. פעולת שימור הארכיב והרשומות מחייב מצד הארגון הכנה מדוקדקת וניהול לאורך זמן במספר היבטים.
1. תחזוקה שוטפת של אמצעי אחסון מוגנים וביצוע פעולות לשמירת שלמות הארכיב והרשומות :
בחירת אמצעי אחסון מוגנים ואמינים.
ניהול אמצעי אחסון – ניטור,רענון והחלפת המצע המגנטי .
שדרוג הדרגתי של אמצעי האחסון תוך וידוא מניעה של שיבושים ברשומות.
ביצוע פעולות והגדרות בתחום האבטחה
יכולת הפקת דוחות – ניטור אמצעי האחסון,בדיקות שלמות, ביצועים.
2. שימור תוכן הרשומה והמטה-דאטה לאורך זמן ובהתאם לצורך:
בחירת סוגי פורמט יציבים לאורך זמן.
זיהוי סוגי הפורמטים המשמשים בארגון והתאמתם לפורמטים המחייבים בארגון.
פיתוח תוכנית שימור הכוללת מעקב אחרי שינויים טכנולוגיים בסוגי הפורמטים הרלוונטיים לארגון , כדי שניתן יהיה לבצע פעולות שימור בחלוף הזמן.
המרה של תוכן הרשומות והמטה-דאטה כדי לשמור על נגישות הרשומה.
3. זמני השמירה של הארכיב והרשומות.
3.1 שימור לטווח קצר של עד חמש שנים.
3.2 שימור לטווח ארוך של מעל חמש שנים ועד לצמיתות. רצוי וכדאי לבצע גיבויים באתרים המאפשרים עדכונים לאורך זמן ושדרוגים של מאגרי המידע בכל פעם בהם אופרציית ההפעלה והתוכנות משתנה. כך שהמידע קריא לאורך זמן והארכיב של המשרד הוא רלבנטי.
מתוך אתר גנזך המדינה.
סימוכין:מתוך מאמרי ארכיביון מס' 20
להצעת מחיר לחץ כאן
