כולנו מתלבטים בשאלה איך לחסוך בהוצאות המשרד. לעיתים מבדיקה של עלויות מול ספקים וקבלת הצעות מחיר שונות אנחנו למדים על דרכי חיסכון והתייעלות שונות ולעיתים די בהחלפת ספק של ציוד או חומרים כדי לחסוך עשרות אחוזים בהוצאה השנתית על שרות או מוצר.
ניתן גם לחסוך תוך קבלת החלטה ניהולית פשוטה שאינה כרוכה בבדיקות של הצעות מחיר , אלא שימוש בטכנולוגיה עדכנית, ובמתן הנחיות לעובדים, להלן מספר דוגמאות לשימוש:
שליחת חשבוניות מקוונות- עם המעבר לדיווח לרשויות המס בשנת 2010 , ניתן להעביר ללקוחות את החשבוניות ממערכת הנהלת החשבונות אל המיילים של הלקוחות , כל שצריך לעשות הוא לרכוש את מערכת החתימה הדיגיטאלית ( עלות זניחה) ולהגדיר במערכת הנהלת החשבונות גם את המיילים של הלקוחות.
התקנת תוכנות המעבירות מסמכי word ו excel לפורמט pdf – בצורה זו המסמך אינו בר שינוי בצורה מיידית, המשקל שלו על המחשב יותר נמוך בצורה משמעותית מהקובץ המקורי כיוון שהוא מכווץ – יתרון נוסף לצורך השמירה כקובץ pdf . ניתן לשמור את המסמך על המחשב ולא להדפיסו בצורה פיזית.
רכישת תוכנה לניהול ארכיב מסמכים פנימי, עם אפשרויות מידור ובקרה על מסמכים. יחד עם הפעלת נהלים הקובעים את סוגי המסמכים הנשמרים , זמן השמירה ומי אחראי עליהם , וכן שיתוף קבצים רלבנטים מביא את היעילות ואת אי הדפסת המסמכים לרמה גבוהה יותר בארגון של חיסכון.
גיבוי של שלושת האלמנטים הראשונים שנסקרו עד כה- זאת כדי לתת לעובדים המכינים מסמכים את הוודאות כי החומר שייצרו או מעוניינים לאחסן אכן יהיה שם במקרה של כשל או וירוס. דאגו גם למערכות אל פסק כי לעיתים מסמכים נמחקים בשוגג בהפסקת חשמל רגעית או בעליית מתח פתאומית במחשב.
השתמשו בתוכנות של הערת פקסים למיילים, הפכו את האאוטלוק לפלטפורמה מרכזית לניהול תשומות עבודה, רכזו את המיילים לפי נושאים, תייקו מסמכים חשובים, כך לא תצטרכו להדפיס ניירת כלל.
חיסכון בהדפסה: עברו למדפסת לייזר , אל תדפיסו בצבע, בדקו מכונות הדפסה עם דיו חסכוני וכמה עלות לדיו וכן מה הרכיבים של הדיו אשר בהם משתמשים, הגדירו את המדפסת להדפסה בצבע אחד בכל מקרה והדפסת טיוטא.
הגדירו משתמשים במדפסות, נפקו לעובדים קודי גישה, השתמשו במדפסת מחלקתית , חוסכת בנייר באופן משמעותי שכן העובדים אינם קמים ממקומם כדי למשוך ניירת, כולם רואים מה מתבצע, מנעו באמצעות קוד את הדפים אשר אינם צריכים להיות מודפסים ומוגדרים כפרטיים.
פנו לחברת ארכיב כדי שתפנה לכם את הניירת , לא תאמינו כמה חיסכון בשיטות תיוק ובניירת יכולים לתת לכם מקצוענים בתחום שירותי הארכיב למשרד, חיסכון בתיקים וקלסרים, שיטות עבודה, כונניות, ועוד. כמו כן בקשו לפנות את הניירת שאמורה להגיע לצורך גריסת נייר, בשיטה מאובטחת ויעילה ניתן לקבל שרות יומי או שבועי על פי צרכי המשרד.
ניירת שאינה שמישה, לבנה, הפכו אותה לדפי מזכר, ממו, נצלו את המשאב עד תום, חבל לרכוש ניירת חדשה וצבעונית , שהוסיפו לה כימיקלים.
במידה ותעברו לבצע חלק מהדברים האמורים אין לי ספק כי תצליחו לחסוך בניירת ומשאבים אחרים במשרד, בכ"א, במקום , בכסף, בזמן. העידן הירוק כבר כאן בואו ותהיו חלק ממנו.
ליישום והטמעה צרו איתנו קשר נשמח לעמוד לרשותכם.
סימוכין:ממאמרי ארכיביון מס' 80
להצעת מחיר לחץ כאן
