המעבר לסביבת עבודה ממחושבת ולשימוש במסמכים דיגיטאליים מצריך שינוי בתהליך בניית ארכיב משרדי וגיבוי התוכן. כמה עצות שיעזרו לכם לשמורעד לפני כמה שנים, בניית ארכיב משרדי וגיבוי מסמכים התנהל באמצעות איגוד ניירת בקלסרים. כיום, מרבית העבודה מתקיימת במדיה המגנטית ועם המעבר לשימוש במסמכים דיגיטאליים עולה הצורך לשמור מסמכים אלו ולגבותם. ... המשך קריאה
ארכיב ושמירת מסמכים
פירמות עסקיות ומשפטיות בארצות הברית מציעות ללקוחותיהם עצות שימושיות בעת בואם לאחסן ניירת ורשומות בארכיב הפיזי או הדיגיטלי.הדרך של לקוחות בארצות הברית לדעת מה לשמור ומה לזרוק בתחום הארכיב לא היה נראה פשוט כל כך מעולם.
להלן הנחיות כלליות לגב שמירת ניירת וניהול מסמכים על פי תקנון וחוקים הנהוגים בארצות הברית.
1. ... המשך קריאה
במהלך השנים חברות, ארגונים, עסקים, ואף אנשים פרטיים צוברים עשרות מסמכים בעלי חשיבות גבוהה שיש לשמור אותם ולכן כל חברה צריכה שתהיה לה ארכיב מסודר . פעולת השמירה תאפשר לחברה לבצע מספר פעולות חשובות כגון: מעקב אחר ההתקדמות של העסק, הכנה של דוחות כספיים, זיהוי מקור של קבלות, מעקב אחר ... המשך קריאה
למען לקוחות ארכיביון העובדים מול לקוחות וספקים בארצות הברית ומחויבים גם לפי החוק האמריקאי לשמור חלק מהמסמכים לצורך תיעוד ובקרה , הוכנה על ידינו טבלה מרכזת של שמירת הרשומות הרלבנטיות בארכיב.ארכיב מסמכים מסודר שיאגד גם את הנדרש מעת חברות בישראל ובארצות הברית, ישפר את הדיווח והבקרה ובנוסף ימנע כפילות בשמירת ... המשך קריאה
בעידן של היום ניהול המידע וניהול המסמכים וההתייחסות אליהם הופכים לבעלי חשיבות גבוהה.מרבית הארגונים מבינים את הצורך שבשמירת מסמכים ואף חלקם צריכים לעמוד בחוקים מחייבים.לצורך כך יש לפעול על פי כללים מסויימים בכל הנוגע לשמירת רשומות.
ניסינו לתת ללקוחותינו בישראל מדריך דומה למדריך של ארה"ב לרשומות של מוסדות ו\או של משרדי ... המשך קריאה
על ארגונים ועל גופים המופקדים על ניהול רשומות ארכיב בארגונים וגניזתן להבטיח שרשומה תהיה "זהה" ככל האפשר למקור גם בחלוף השנים, נגישה ומקוריותה תישמר גם כאשר המצע המגנטי מתיישן או מתבלה. פעולת שימור הארכיב והרשומות מחייב מצד הארגון הכנה מדוקדקת וניהול לאורך זמן במספר היבטים.1. תחזוקה שוטפת של אמצעי אחסון ... המשך קריאה
כדי לפשט את תהליך יצירת המסמך או הרשומה בארגון להלן מספר תהליכים שיעזרו לכם לייעל את העבודה ולהבין את אופן הפשטות של פעילות הארכיב. כל עובד המייצר מסמך או מעוניין להגיע ולחפש מסמך או רשומה חייב להכיר ולהבין את תהליכי העבודה ואת חשיבות שמירת הרשומות בארכיב הארגוני.
סדר התהליכים:יצירת הרשומה ... המשך קריאה
מאז ימי מציאת המגילות הגנוזות בשנות ה 60 של המאה ה20 ועד ימינו אנו עשתה הטכנולוגיה מאמצי ענק לשמר את ההיסטוריה היהודית ההיסטוריה הפרטית והמורשת של הכלל והפרט אולם אין בכך די שכן חומרים המצולמים בוידאו , תמונות, סרטים, שירים וכתבות מצולמות בעלי ערך היסטורי מפוזרים , ללא ארגון וקטלוג ... המשך קריאה
הבנק העולמי,שהינו תאגיד בינלאומי הכפוף למוסדות האומות המאוחדות הינו גוף המפקח על כלכלות העולם ומעניק הלוואות ותמריצים למדינות ברחבי העולם, הבנק נותן תוקף בפרסומיו לחיוניות ולחשיבות החוקתית בהפעלתם של שירותי ארכיב במדינות וזאת לצורך לתפקוד תקין ויעיל של ממשלים ארגונים וחברות מסחריות.שירותי ארכיב על כל היבטיהם , קובע הבנק העולמי, ... המשך קריאה
למרות שהנושא רחוק מהעניין הציבורי בחר מבקר המדינה לבחון את טיפול מוסדות המדינה ברשומות ובקבלת שירותי ארכיב על ידן. בעקבות הביקורת של מוסד מבקר המדינה החלה פעילות של הועדה לביקורת המדינה וכן של גנזך המדינה ברצון לטפל בליקויים שהועלו.
רשויות החוק והאכיפה במדינת ישראל,כולל משרד המשפטים,מערכת בתי המשפט ורשות המיסים מצפים ... המשך קריאה